IKTATÓ RENDSZER

Az Ügyiratkezelési és Iktatási rendszer nem csak a mindenhol már hagyományossá váló számítógépes iktatást támogatja, hanem megvalósítja az iktatott, nem iktatott iratok valamint a belső üzenetek küldését is. A szoftver segítségével megvalósul a papírmentes iroda és a papírmentes ügyfélszolgálat, hiszen minden információ azonnal a számítógépbe kerül. Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód). Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az előadó (NET MAIL), és így a hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával).

Az Ügyiratkezelési és Iktatási rendszer nem csak a mindenhol már hagyományossá váló számítógépes iktatást támogatja, hanem megvalósítja az iktatott, nem iktatott iratok valamint a belső üzenetek küldését is. A szoftver segítségével megvalósul a papírmentes iroda és a papírmentes ügyfélszolgálat, hiszen minden információ azonnal a számítógépbe kerül. Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód). Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az előadó (NET MAIL), és így a hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával).

A Polisz System Integrált Önkormányzati Rendszer Iktatási és Ügyiratkezelési modul 2.1-es verziója megszerezte a 24/2006. (IV.29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendeletben a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendeletben előírt tanúsítványt a MATRIX Vizsgáló, Ellenőrző és Tanúsító Kft-nél.