Polisz® Ügyvitel

Ügyiratkezelés jogszabályi megfelelés


A KET és KEIR jogszabályok megjelenésével kiemelt fontosságú lett a települési önkormányzatok számára a korszerű ügyiratkezelési rendszer alkalmazása. Az alábbiakban bemutatjuk a Polisz Ügyiratkezelési Szoftver-rendszer jogszabályi megfelelősségét.


Polisz - Ügyvitel, ügyiratkezelés

Az Ügyiratkezelési és Iktatási rendszer nem csak a mindenhol már hagyományossá váló számítógépes iktatást támogatja, hanem megvalósítja az iktatott, nem iktatott iratok valamint a belső üzenetek küldését is. A szoftver segítségével megvalósul a papírmentes iroda és a papírmentes ügyfélszolgálat, hiszen minden információ azonnal a számítógépbe kerül. Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód). Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az előadó (NET MAIL), és így a hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával).

Minden előadó megtekintheti az általa küldött és fogadott ügyiratokat és a rendszer minden előadó számára, megadja a saját ügyirat-kezelési feljegyzéseikhez szükséges adatbevitel és listázás lehetőségét, kiemelten kezeli a határidők figyelését. Az iratok előadók közti mozgása egyszerűen követhető. Az ügyirat aktuális helye az ügyiratmozgásokból azonnal lekérdezhető. A hálózati posta (NET MAIL) segítségével nem csak ügyiratok, hanem üzenetek és nem iktatott iratok küldésére és fogadására is van lehetőség. A szoftver a központi iktatás követelményét nem sértve lehetővé teszi, hogy két vagy több irodában történhet az iktatás és a kapcsolódó iratkezelési műveletek. Megfelel a BM által meghatározott, mindenkori statisztikai adatszolgáltatási követelményeknek (hatósági statisztika, ügyiratforgalmi kimutatás, a hatósági jellegű intézkedések nyilvántartása, Áe. 50-53 §) Az ügyiratok iktatása főszámosan és gyűjtőszámosan történhet. Az iktatási műveletek sokasága biztosítja az ügyiratok gyors iktatását, valamint a változások (stornó, ügyirat típus vagy előadó változás, irattározás, határidőbe tétel, stb.) regisztrálását. Az ügyirathoz kapcsolódó változások folyamata egy iktatási esemény táblázatban (History) végigkövethető. Az ügyiratkezelő és iktató rendszer megteremti a vezetői tájékoztatás rendszer első lépésenként az ügyirat-kezelési tevékenység - ezen keresztül az ügyintézői munka - ellenőrizhetőségét, a határidők figyelését több szempontú lekérdezési lehetőség biztosításával. Lehetővé teszi, - értelemszerű korlátozással - valamennyi munkahelyen az ügyirat-kezelési rendszerbe való betekintést. Azonnali adatelérések biztosítják a gyors adatkeresést. Az előadók lekérdezhetik a határidős ügyeiket vagy valamilyen szempont szerint (ügytípus, ügyirat tárgya, ügyfél neve, idegenszám, iktatószám, vonalkód stb.) kereshetik ki az ügyiratokat. Saját munkájuk dokumentálásaként kiírathatják a munkanaplót és különböző szempontok szerint (főszámos ügyek db, gyűjtőszámos ügyek db, határidőben elintézve, határidős túli stb.) statisztikákat készíthetnek. Minden keresési művelet végén egyetlen gombnyomással megjeleníthető az ügyirat teljes feldolgozási folyamata a kezdetektől az utolsó alszámig. A szoftver átfogja az ügyiratkezelés folyamatának minden mozzanatát, az iratnyilvántartást, az ügyintézés formai részeit, megoldási lehetőséget ad az iratmegőrzési feladatok megfelelő előkészítésére és végrehajtására, a szakszerű nyomon követésre. A nyilvántartott adatok köre az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltató számítástechnikára alapul és az ügyintézési tevékenységet oly módon szolgálja, hogy az adatbevitelre fordított energia az adatszolgáltatás pontosságában, gyorsaságában megtérül.

Polisz® Iktatási rendszer


Tanúsított Polisz iktatási rendszer

A Polisz System Integrált Önkormányzati Rendszer Iktatási és Ügyiratkezelési modul 2.1-es verziója megszerezte a 24/2006. (IV.29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendeletben a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendeletben előírt tanúsítványt a MATRIX Vizsgáló, Ellenőrző és Tanúsító Kft-nél.